Avances et prêts Archives - Services de gestion pour PME en Suisse romande

Exigences légales – Etablissement et présentation des comptes : régularité

Les comptes sont établis avec régularité (code des obligations suisse, 958c) :

Clarté : structure claire, regroupement des postes de même nature, libellés explicites
Intelligibilité : présentation des comptes compréhensible
Intégralité : enregistrement comptable de la totalité des informations liées à des événements économiques
Fiabilité : enregistrement comptable rigoureux et justification systématique par pièces
Importance relative : mise en évidence des informations importantes susceptibles d’influencer le jugement
Prudence : dans l’évaluation (de la valeur d’un stock par ex.), dans la dissolution de provisions, etc.
Permanence : de l’évaluation (de la valeur d’un stock par ex.) et de la présentation des comptes
Compensation interdite entre actifs et passifs
- Illustration : le solde créancier (négatif) d’un compte courant bancaire figurant habituellement à l’actif du bilan est viré au passif en dettes à court terme rémunérées
- Exception : les amortissements cumulés des immobilisations qui figurent à l’actif du bilan avec le signe négatif
Justification systématique des valeurs au bilan et dans l’annexe
- Les solde bilan sont reconstitués et expliqués. Illustration : le solde des créances provenant de livraisons et de prestations (Débiteurs) est expliqué par un inventaire des factures ouvertes (ou partiellement ouvertes) avec raison sociale (ou nom et prénom), adresse, montant impayé et date de facture.
- Certains postes du bilan sont commentés dans l’annexe aux comptes

Exigences légales – Etablissement des comptes : continuité ou liquidation

Les comptes sont établis dans une perspective de continuité de l’exploitation (pour au moins un nouvel exercice complet) ou de liquidation (prévue dans les 12 mois depuis la clôture) (code des obligations suisse, 958a)

Exigences légales – Rapport de gestion

Le rapport de gestion de l’exercice (*) doit au moins contenir un bilan, un compte de résultat (anciennement Pertes & Profits), une annexe (code des obligations suisse, 958). Ce rapport doit être signé dans les 6 mois suivant la clôture de l’exercice, généralement par un ou plusieurs administrateurs et la direction, plus obligatoirement un répondant (directeur financier, comptable, autre). Il doit permettre à un tiers de se faire une opinion fondée sur la situation de la société.

*Sauf en cas de début ou fin d’activité, l’exercice comptable est de 12 mois. Il n’est pas obligatoirement délimité par l’année civile, ce qui rend la déclaration d’impôts sur le revenu et la fortune compliquée (et coûteuse).

Exigences légales – Etablissement et présentation des comptes : conservation

Un exemplaire imprimé et signé du rapport de gestion, éventuellement du rapport de révision, est conservée au moins 10 ans depuis la clôture de l’exercice

Exigences légales – Présentation des comptes : présentation

Les comptes sont présentés (code des obligations suisse, 958d)

Sous forme de liste ou de tableau avec les valeurs de l’exercice précédent
Dans la monnaie la plus utilisée pour l’activité de la société, avec la contre-valeur en francs suisses et indication du taux de change dans l’annexe
Dans une des langues nationales suisses ou en anglais

Exigences légales – Etablissement des comptes : délimitation matérielle et temporelle

Les charges sont rattachées aux produits correspondants (codes obligations suisse, 958b).

Illustration

Une entreprise du bâtiment comptabilise une facture d’acompte sur travaux futurs de 40 acceptée par le client. A la clôture des comptes, il faut comparer le coût du travail effectué et comptabilisé avec le montant de l’acompte :

Si le coût du travail 20 est inférieur au montant de l’acompte, il faut comptabiliser la différence 20 en passifs transitoires, produits reçus d’avance. Le compte de résultat diminue de 20, ce qui est conforme à la réalité économique de l’entreprise :

CR – Produits / Bilan – Produits reçus d’avance

Si le coût du travail 50 est supérieur au montant de l’acompte, il faut comptabiliser la différence 10 en actifs transitoires, produits à recevoir. Le compte de résultat augmente de 10, ce qui est conforme à la réalité économique de l’entreprise :

Bilan – Produits à recevoir / CR – Produits

Clôture des comptes – Autres créances à court terme

Impôt anticipé

Vérification de concordance des relevés de compte banque(s) et poste, des décomptes fournisseurs payant des intérêts avec la comptabilisation
Vérification de la comptabilisation d’un éventuel remboursement
Demande de remboursement de l’impôt anticipé
Justification du solde au bilan

Impôt préalable sur les achats comptabilisés

Revue* de la comptabilisation des achats et de la TVA préalable
Reconstitution des achats comptabilisés par taux de TVA
Calcul de l’impôt préalable total pour l’exercice
Corrections si nécessaire

Impôt dû sur le chiffre d’affaire comptabilisé

Vérification* de la comptabilisation des ventes et de la TVA due
Reconstitution des ventes comptabilisées par taux de TVA
Calcul de l’impôt dû total pour l’exercice
Corrections si nécessaire

Concordance

Réconciliation des impôts calculés pour l’exercice avec les décomptes trimestriels ou semestriels
Etablissement du décompte rectificatif ( si nécessaire)
Justification du solde net au bilan

*par sondage
Les opérations sont documentées. Les documents justificatifs sont versés au dossier de concordance TVA.

Clôture des comptes – Liquidités

Vérification de concordance des solde finaux des relevés banque(s) et poste avec la comptabilité
Justification des soldes au bilan

Clôture des comptes – Créances résultant de livraisons et prestations (débiteurs)

Revue de l’inventaire (raison sociale / nom / prénom, factures, solde débiteur)
Vérification de la provision générale pour débiteurs douteux
Corrections et compléments si nécessaires
Justification des soldes au bilan

Clôture des comptes – Autres créances à court terme

Salaire(s) à payer

Revue* de comptabilisation
Justification du solde au bilan

*par sondage

Clôture des comptes – Autres créances à court terme

Avances et prêts, participations

Vérification des valeurs comptables
Constitution de provisions ou ajustements de valeur si nécessaire
Vérification des intérêts comptabilisés en conformité avec AFC
Identification des participations qualifiées pour l’établissement du compte distinct de la déclaration d’impôt

Clôture des comptes – Autres créances à court terme

Charges sociales

Revue* de comptabilisation des charges et des factures d’acompte de primes
Vérification des décomptes AVS, AC, LAA/LAAC, IJM et LPP
Provision des soldes dus sur la base des taux, des contrats, et des acomptes de prime comptabilisés
Justification des soldes au bilan

*par sondage

Clôture des comptes – Autres créances à court terme

Impôt à la source

Vérification des taux appliqués selon situation des salariés
Revue* des décomptes mensuels et de la comptabilisation
Justification du solde au bilan

*par sondage

Clôture des comptes – Dettes à court terme rémunérés

Vérification de concordance des relevés de banques avec la comptabilité
Vérification des intérêts comptabilisés
Vérification des engagements de leasing, demande des attestations des soldes restants dus
Justification des soldes au bilan

Clôture des comptes – Charges payées d’avance et produits à recevoir (actifs transitoires)

Revue* des charges payables d’avance (assurances, licences, etc.)
Revue* des biens et prestations livrés aux clients sans facture, des travaux en cours
Vérification de la comptabilisation, corrections et compléments si nécessaire
Justification des soldes au bilan

*par sondage

Clôture des comptes – Charges à payer et produits reçus d’avance (passifs transitoires)

Revue* des charges récurrentes non facturées à la clôture ou non comptabilisées (loyer, électricité, etc.)
Revue* des factures d’acompte aux clients et des travaux en cours
Vérification de la comptabilisation, corrections et compléments si nécessaire
Justification des soldes au bilan

*par sondage

Clôture des comptes – Provisions

Revue* des événements susceptibles de justifier une provision (litige avec un client, un fournisseur, un salarié, développement produit, etc.)
Compléments et ajustements
Justification des soldes au bilan

*par sondage

Clôture des comptes – Stocks

Revue de l’inventaire annuel et des méthode de valorisation
Vérification des écritures de variation et des provisions
Justification des soldes au bilan

Clôture des comptes

Revue* des comptes de fonds propres (capital propre en début d’exercice, apports / prélèvements, privé)
Revue* de la comptabilisation des dépenses privées
Virement des soldes et du résultat à l’ouverture de l’exercice suivant

*par sondage

Clôture des comptes – Dettes résultant d’achats et de prestation de services (créanciers)

Revue de l’inventaire (raison sociale / nom / prénom, factures, solde créancier)
Justification des soldes au bilan

Clôture des comptes – Immobilisations

Revue des valeurs brutes
Contrôle de la méthode et des valeurs d’amortissement dans les limites légales
Justification des soldes nets au bilan

Catégorie : Avances et prêts

Clôture des comptes – Autres créances à court terme : avances et prêts, impôt préalable TVA