Clôture des comptes – Autres créances ou dettes à court terme : les assurances sociales et les institutions de prévoyance professionnelle

Fév 9

Clôture des comptes – Autres créances ou dettes à court terme : les assurances sociales et les institutions de prévoyance professionnelle

Le début de l’année signifie la clôture des comptes de l’exercice précédent pour la plupart des PME. Nous abordons ci-dessous la clôture des comptes – Autres créances ou dettes à court terme : les assurances sociales et les institutions de prévoyance professionnelle, à l’actif et au passif du bilan.

Plan comptable suisse PME

  • 1 Actifs, 10 Actifs circulants, 114 Autres créances à court terme, 118 … Créances envers les assurances sociales et les institutions de prévoyance professionnelle
  • 2 Passifs, 20 Dettes à court terme, 220 Autres dettes à court terme, 227 … Dettes envers les assurances sociales et les institutions de prévoyance professionnelle
  • 5 Charges de personnel, 570 … Charges sociales
  • Les numéros de compte utilisés pour illustrer notre article sont purement indicatifs, même si nous prenons soin de respecter les classes, groupes et sous-groupes de comptes du plan comptable suisse PME.

Dossier de clôture

  • Pour chaque assurance sociale, extrait du compte (actif ou passif) montrant les écritures de clôture et le solde au 31 décembre
  • Documents produits automatiquement par le programme salaires, à signer et remettre aux assurances sociales concernées, copie pour le dossier de clôture
    • Attestation de salaires AVS > Pour la caisse de compensation
    • Décompte annuel CAF, seulement si c’est l’employeur qui verse les allocations > Pour la caisse d’allocations familiales
    • Décompte annuel LAA/LAAC > Pour la SUVA ou l’assurance
    • Décompte annuel IJM > Pour l’assurance
    • Si il existe une dette salaires à payer au passif du bilan (les salaires sont par exemple versés en début de mois pour le mois précédent), pièce salaires indiquant le montant à verser, qui devrait correspondre à la dette salaires comptable.
  • Documents produits automatiquement par le programme salaires, à verser au dossier salaires et charges sociales. Ce dossier annexe est nécessaire au contrôle AVS qui est réalisé par les caisses de compensation généralement tous les 5 ans pour chaque employeur affilié.
    • Données de base employeur (assurances sociales, taux de primes, etc.)
    • Données de base pour chaque employé (salaire et rémunérations diverses, assurances sociales, etc.)
    • Compte salaire personnel 12 mois pour chaque salarié-e
      • Montre toutes rémunérations et charges sociales pour chaque mois de l’exercice
      • Montre les charges sociales employeur
    • Certificat de salaire pour chaque employé

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Opérations de clôture des comptes

La clôture des comptes peut mettre en évidence, pour chaque assurance sociale, une créance ou une dette de la société envers l’assurance sociale.

Le bilan de clôture doit montrer séparément les créances ou les dettes envers l’institution de prévoyance (assurance collective, caisse/fondation autonome) des autres créances ou dettes sociales.

Les acomptes de primes facturés à la société par les assurances sociales en cours d’année sont calculés sur la masse salariale prévisionnelle communiquée par la société aux assurances sociales en début d’exercice. Le montant effectivement du pour chaque assurance sociale est calculé par le programme salaires chaque mois lors de l’établissement des salaires, et transféré automatiquement en comptabilité en un clic. Le montant effectivement du est composé de la part employeur ajoutée à la part employé que l’employeur a déduit du salaire brut de l’employé. Le montant effectivement du est calculé sur la base des taux de primes enregistrés dans le programme salaire. Pour l’AVS/AI/APG/AC, ces taux sont généralement mis à jour automatiquement dans le programme, à condition que ce dernier soit relié au web et que la fonctionnalité soit prévue. Pour la LPP, il peut s’agir d’un taux ou d’un montant fixe fourni par l’institution de prévoyance (taux ou montant fixe varient selon l’âge du salarié). Pour les assurances LAA/LAAC et IJM, les taux figurent dans les contrats d’assurance. Les taux de prime des assurances sociales doivent être enregistrés au bon endroit dans le programme salaire. De plus, les comptes débit et crédit doivent être enregistrés correctement pour chaque charge sociale, pour la part employeur et pour la part employé. Ces comptes débit et crédit doivent bien entendu exister en comptabilité.

Les écritures générées automatiquement par le programme salaires en comptabilité touchent la classe 5 Charges de personnel, groupe 527 Charges sociales du compte d’exploitation (anciennement P&P) et le groupe 220 Autres dettes à court du passif du bilan, sous-groupe 227 Assurances sociales et institutions de prévoyance. La comptabilité doit en effet enregistrer une charge sociale (part employeur) dans le compte d’exploitation (5) et une dette (part employeur + part salariés) au passif du bilan (220).

La clôture de l’exercice demande, pour chaque assurance sociale, la réconciliation (comparaison) entre la somme des acomptes de primes facturés en cours d’exercice avec la somme des montants calculés par le programme salaires (part employeur + part salariés). Si la somme des montants calculés est inférieure à celle des acomptes, la masse salariale prévisionnelle communiquée par la société à l’assurance sociale en début d’exercice a été dépassée, et un solde en faveur de l’assurance doit figurer au passif du bilan dans le sous-groupe 227 Assurances sociales et institutions de prévoyance (dette). Dans le cas inverse, la masse salariale prévisionnelle n’a pas été atteinte, et un solde en faveur de la société doit figurer à l’actif du bilan dans le sous-groupe 118 Créances en vers les assurances sociales et institutions de prévoyance (créance).

Il existe plusieurs manières d’organiser la comptabilisation des salaires, des charges sociales et la comptabilisation automatique des écritures générées par le programme salaires. La réconciliation entre acomptes de primes et montants calculés peut ressortir automatiquement du compte de l’assurance sociale au passif du bilan (227), si ce compte reçoit les acomptes de primes au crédit et les montants calculés par le programme salaires au débit (part employeur + part salariés). Si le solde ce compte être positif, il s’agit d’une dette (en faveur de l’assurance sociale); si il est négatif, il s’agit d’une créance (en faveur de la société). Dans ce cas, il convient de reclasser ce solde à l’actif du bilan (118).

ATTENTION

Ce qui précède vaut lorsque les taux de primes enregistrés dans le programme salaire correspondent à ceux appliqués par les assurances sociales. Les attestations et décomptes annuels produits automatiquement par le programme salaire n’indiquent que les salaires sur lesquels les taux de primes s’appliquent. Ils ne mentionnent pas les taux enregistrés et appliqués par le programme salaires pendant l’exercice. L’AVS/AI/APG/AC ne devraient jamais être concernées puisque les taux sont mis à jour automatiquement dans le programme salaires. Nous parlons donc d’écarts de taux sur la LPP, LAA et IJM. Il s’agit de comptabiliser la différence sur la base du décompte de primes des assurances :

  • Le taux de prime enregistré dans le programme salaires est inférieur à celui de l’assurance sociale X
    • Part employeur : 5700 Charges sociales / 2270 Assurance sociale X
    • Part salarié-e : 1140 Avances sur salaire / 2270 Assurance sociale X
  • Le taux de prime enregistré dans le programme salaires est supérieur à celui de l’assurance sociale X
    • Part employeur : 2270 Assurance sociale X5700 Charges sociales
    • Part salarié-e : 2270 Assurance sociale X / 2271 Autres salaires à payer

Il s’agit ensuite de régulariser la situation sur l’exercice suivant :

  • Calculer le montant total à charge / décharge pour chaque salarié-e
  • Régulariser pour chaque employé-e en utilisant les rubriques « Rattrapage … » du programme salaires. La part employeur n’est pas concernée puisqu’elle a été comptabilisée. Les comptes au débit et au crédit de ces rubriques doivent permettre une comptabilisation automatique comme suit :
    • Le taux de prime enregistré dans le programme salaires est inférieur à celui de l’assurance sociale X
      • Part salarié-e : 2210 Salaires à payer / 1140 Avances sur salaire
    • Le taux de prime enregistré dans le programme salaires est supérieur à celui de l’assurance sociale X
      • Part salarié-e : 2271 Autres salaires à payer2210 Salaires à payer

 

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25 ans d'expérience en comptabilité, finances d'entreprise et contrôle de gestion en Suisse, de la raison individuelle à la société anonyme réalisant plusieurs dizaines de millions de francs de chiffre d'affaire par an