Exigences légales et bonnes pratiques
Exigences légales et bonnes pratiques
La clôture des comptes répond indirectement à des exigences légales selon la forme juridique de la société. C’est le Code des Obligations, Troisième partie: Des sociétés commerciales et de la société coopérative qui détermine les obligations quant à la constitution, la vie et la dissolution des différentes formes de sociétés (RI, SA, Sàrl, etc.). Ces obligations décrivent les droits et devoirs des différents organes de ces sociétés (associé, actionnaire, gérant, direction, assemblée générale …).
Les conséquences de l’exercice de ces droits et devoirs sont entre autres économiques. Elles concernent donc aussi la clôture des comptes. Les informations qui en découlent sont enregistrées dans la comptabilité des sociétés. Sans être formellement décrite dans une loi, une « bonne » pratique comptable s’est ainsi mise en place de manière à enregistrer ces informations.
La raison individuelle (RI)
La RI doit tenir une comptabilité simplifiée tant que son chiffre d’affaire annuel est inférieur à CHF 500 000, une comptabilité détaillée au-delà de cette limite (Comptabilité). Le capital apporté (en espèces et/ou en nature) par le propriétaire unique de la société, aussi appelé « indépendant », est enregistré dans le compte 2800 Capital propre au passif du bilan selon le plan comptable suisse PME. Un compte 2850 Privé, toujours au passif, permet d’enregistrer les transactions entre la société et le propriétaire en cours d’exercice. Le solde de ce compte est nul en début d’exercice, et nul après la clôture. Il peut apparaître dans un bilan intermédiaire, mais pas dans un bilan de clôture.
Transactions possibles en cours d’exercice :
- Apport en capital : 2850 Privé à 2800 Capital propre
- Prélèvement en capital par le propriétaire : 2800 Capital propre à 2850 Privé
- Charges d’exploitation payées par le propriétaire : 4000/5000/6000 … à 2850 Privé
- Charges hors exploitation (privées) payées par la société : 2850 Privé à 2800 Capital propre
Affectation du résultat de l’exercice :
- Bénéfice : 9200 Compte de résultat à 2850 Privé
- Perte : 2850 Privé à 9200 Compte de résultat
Clôture : le compte 2850 Privé est soldé (mis à zéro)
- 2850 Privé à 2800 Capital propre
- 2800 Capital propre à 2850 Privé
Commentaires concernant la clôture :
- Le résultat affecté au compte privé est supérieur au solde des transactions en cours d’exercice. Le capital augmente.
- Le résultat affecté au compte privé est inférieur au solde des transactions en cours d’exercice. Le capital diminue.
Contrairement à ses éventuels employés, le propriétaire ne peut être salarié de sa société. Il peut effectuer des prélèvements réguliers de capital au titre de rémunération de son travail pour la société. Ces prélèvements peuvent être enregistrés comme salaire. De même, des intérêts sur le capital investi par le propriétaire peuvent être déduits du résultat de la société (…% par an du montant enregistré dans 2800 Capital propre).
Salaire du propriétaire et intérêts sur le capital :
- Charge de salaire du propriétaire : 5000 Salaires à 2850 Privé
- Charge d’intérêts sur le capital engagé par le propriétaire : 6900 Charges financières à 2850 Privé
- Bénéfice d’exploitation : 9200 Compte de résultat à 2850 Privé
Cette méthode de comptabilisation permet une appréciation plus réaliste de la profitabilité de la société et la comparaison avec les concurrents. Elle n’est pas exigée légalement et n’influence pas le revenu imposable de l’indépendant. En effet, l’administration fiscale prend en compte la variation de capital entre le début et la fin de l’exercice (2800 Capital propre), augmenté des prélèvements et diminué d’éventuels apports en capital dans la société.
La société anonyme (SA)
(les aspects capital-participation et holding ne sont pas abordés)
La société anonyme (SA) doit tenir une comptabilité détaillée. Le capital apporté par les actionnaires est enregistré dans le compte 2800 Capital-actions au passif du bilan selon le plan comptable suisse PME. Un compte 1850 Capital-actions non libéré est prévu à l’actif du bilan pour la part non versée. Des comptes de réserve sont aussi prévus au passif dont trois sont indispensables : 2900 Réserve légale issue du bénéfice, 2970 Bénéfice / perte reporté et 2979 Bénéfice / perte de l’exercice. Deux comptes supplémentaires doivent être ajoutés en cas de nécessité :
- 2950 Réserve légale issue du capital si le capital-action fluctue (bénéfice comptable lors de la réduction du capital-actions par ex.).
- 2960 Réserves facultatives (CO art. 673) pour distinguer la part des bénéfices affectée à 2900 Réserve légale issue du bénéfice (exigence légale, voir ci-dessous), de la part des bénéfices volontairement épargnée en plus à des fins de compensation d’éventuelles pertes futures par exemple.
Le compte 2900 Réserve légale issue du bénéfice doit obligatoirement recevoir 5% du bénéfice de l’exercice (CO art. 671), ceci après compensation d’une éventuelle perte cumulée existante au bilan. Cette réserve est dotée jusqu’à concurrence de 20% du capital-actions libéré, mais peut atteindre 50% avec une autre dotation : . Sa dissolution partielle ou totale est exclusivement consacrée à la compensation d’éventuelles pertes. D’autre part, les réserves facultatives ne peuvent augmenter indéfiniment sans justification. Leur but est d’assurer la pérennité de la société.
Affectation du résultat de l’exercice, dans l’ordre (bénéfice) :
- Dotation de 5% du bénéfice de l’exercice à la réserve légale issue du bénéfice : 2979 Bénéfice / perte de l’exercice à 2900 Réserve légale issue du bénéfice
- Dotation aux réserves facultatives : 2979 Bénéfice / perte de l’exercice à 2960 Réserves facultatives
- Distribution d’un dividende de 5% du capital-actions libéré aux actionnaires : 2979 Bénéfice / perte de l’exercice à 2261 Dividendes (dette de la société envers ses actionnaires)
- Paiement d’un tantième aux administrateurs : 2979 Bénéfice / perte de l’exercice à 2265 Tantièmes administrateurs (dette de la société envers ses administrateurs)
- Distribution d’un dividende complémentaire de X% du capital-actions libéré aux actionnaires : 2979 Bénéfice / perte de l’exercice à 2261 Dividendes complémentaires (dette de la société envers ses actionnaires)
Commentaires :
- Le bénéfice à répartir peut être constitué d’un solde de bénéfice non distribué de l’exercice précédent ajouté au bénéfice de l’exercice courant. Si c’est le cas, il est nécessaire d’ouvrir un compte 2971 Bénéfice du bilan qui reçoit la somme à distribuer. Ce compte reçoit exclusivement le montant total à répartir pour l’exercice en cours et son solde est nul après distribution. Le compte 2971 Bénéfice du bilan remplace alors 2979 Bénéfice / perte de l’exercice dans tous les enregistrements indiqués ci-dessus.
- La dotation est décidée par l’assemblée générale des actionnaires.
- Le capital-actions peut ne pas être entièrement libéré. Le dividende rémunère logiquement le capital libéré (effectivement payé par les actionnaires). Le dividende représente un intérêt qui rémunère le capital investi (immobilisation + risque).
- Les tantièmes des administrateurs sont assimilés à des salaires et soumis aux cotisations sociales
- Le montant est décidé par l’assemblée générale des actionnaires.
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