Comptabilité analytique et contrôle de gestion

Connaître le coût de revient du produit : une question de survie économique !

Les limites de la comptabilité générale

Le décompte d’exploitation analytique

La comptabilité analytique

Conclusion

Liens utiles

Connaître le coût de revient du produit : une question de survie économique !

Quelle que soit l’activité d’une société, il est indispensable de connaître et suivre le coût de revient complet des produits, services, chantiers, projets. Le coût de revient complet d’un produit est la somme de toutes les coûts occasionnées par la fourniture de ce produit. Afin de ne pas surcharger cette présentation, les résultats de l’activité sont nommés “produits” et le coût de revient complet est nommé “coût de revient”. Connaître et suivre le coût de revient des produits est d’autant plus nécessaire dans un marché peu ou pas régulé (ouvert, libre) et hyper concurrentiel qui ne permet plus de faire des offres de prix “à la louche” avec une marge bénéficiaire confortable “pour compenser les imprévus”. C’est actuellement aussi vrai pour des activités bénéficiant de barrières à l’entrée comme la génie civil qui demande des machines de chantier qu’il faut financer. Adapter son offre au marché afin d’obtenir le contrat, le travail, sans savoir si le prix que l’on demande est inférieur, égal ou supérieur au coût de revient est suicidaire. Il est de plus nécessaire de suivre, recalculer, régulièrement ce coût de revient si certaines charges entrant dans sa composition fluctuent. Exemples : matières et marchandises au prix d’achat volatil, effets de change sur achats, investissements importants devant être amortis à court terme, etc.

Un des moyens de déterminer le coût de revient complet d’un produit et d’aditionner les coûts suivants entrant dans la composition du produit facturé au client :

  • Les coûts d’achat des matières, marchandises, prestations de service, etc.
  • Les coûts d’exploitation (d’élaboration)

Pour obtenir le coût unitaire du produit, il est bien entendu nécessaire de connaître la quantité de produit concernée par les coûts aditionnés. Cette quantité peut être un nombre d’unités, une masse, un volume, etc. Dans le cas d’un projet, cette quantité est égale à un. Il est assez facile d’obtenir les coûts d’achat des matières, marchandises, prestations de service, etc. pour chaque produit. Les coûts d’exploitation pour chaque produit demande un décompte d’exploitation analytique.

Les limites de la comptabilité générale

L’activité d’une société peut être plus ou moins diversifiée. La comptabilité générale, aussi qualifiée de financière, se contente d’enregistrer :

  • Un patrimoine initial à l’actif du bilan
  • les moyens de financement de ce patrimoine initial, soit des dettes et des fonds propres au passif du bilan
  • des produits et des charges en cours d’exercice qui vont aboutir à un résultat qui modifie le patrimoine, les dettes et les fonds propres

Si le plan comptable est sommaire, les produits sont souvent enregistrés en vrac comme Ventes, et ne sont pas ventilés par produits. De même, les charges enregistrées par nature ou par fonction (Compte de résultat) ne sont pas ventilées par produits. La comptabilité financière ne fournit pas directement les données nécessaires au calcul d’un coût de revient. De plus, certains coûts comme une charge d’intérêt (fictive) sur les fonds propres investis dans la société ne sont pas obligatoirement enregistrés, ou à un taux ne correspondant pas à celui du marché.

Il est toutefois possible d’introduire des comptes de ventilation analytique dans le plan de la comptabilité financière :

  • 4200 Achats de marchandises destinées à la revente
    • 4201 Achats de matières premières
      • 42010 Achats de matières premières, produit A
      • 42010 Achats de matières premières, produit B

La ventilation analytique est bien entendu aussi possible pour les ventes. Qu’il s’agisse de produits (ventes) ou de charges, elle nécessite une organisation particulière et impose des contraintes internes et externes à la société (pour les parties prenantes de l’activité comme les clients et les fournisseurs par exemple) :

  • La facturation au client par produits ou familles de produits vendus
  • la facturation par les fournisseurs par produits ou familles de produits achetés

Cette ventilation rencontre aussi rapidement des limites :

  • Comment ventiler une facture d’énergie par produits ?
  • Comment ventiler le salaire et les cotisations sociale d’un employé affecté à l’élaboration de plusieurs produits ?

Ces limites sont franchies grâce au décompte d’exploitation analytique (voir ci-dessous).

Le décompte d’exploitation analytique

Un des moyens d’obtenir le coût d’exploitation (d’élaboration) des différents produits est de ventiler par produit les charges d’exploitation enregistrées dans la comptabilité générale dans un tableau de calcul. Les logiciels de comptabilité actuels permettent d’exporter facilement les soldes des comptes de charge dans un format exploitable par un tableur comme Excel par exemple. La ventilation par produit des soldes des comptes de charge se fait directement lorsque la charge peut être attribuée dans sa totalité à un produit, ou indirectement avec des clés de répartition. La ventilation directe nécessite une décomposition analytique par produits du plan comptable.

4   Charges de matériel, de marchandises et de prestations de tiers

  • Les soldes des comptes achats et prestations de tiers sont attribués directement aux produits si les commandes de la société et la facturation par les fournisseurs se fait par matière, marchandise, et si le plan comptable prévoit l’enregistrement des factures par produit. Les coûts d’achat des matières, marchandises, prestations de service, etc. ne font pas partie du décompte d’exploitation analytique.
  • Le solde du compte charges d‘énergie pour l‘exploitation est attribué indirectement aux produits selon une clé de répartition. Si les équipements consommant du courant électrique peuvent être attribués aux différents produits, la répartition peut se faire selon la puissance (Watt) des équipements.

5   Charges de personnel

  • Les soldes des comptes salaires, cotisations sociales et coûts de personnel temporaire sont attribués directement aux produits, aux conditions suivantes :
    • Le temps de travail de chaque employé est entièrement affecté à l’élaboration d’un seul produit.
    • Le module salaires du logiciel de comptabilité prévoit l’attribution des employés à des groupes par produit, et les salaires et cotisations sociales des employés sont cumulés par groupe et transférables en comptabilité générale.
    • Le plan comptable est adapté à ce qui précède.
    • En l’absence de module salaires, les charges de personnel sont enregistrées par compte analytique de produit directement en comptabilité générale.
  • 5000 Salaires
    • 50000 Salaires, produit A (salaires cumulés des employés affectés à l’élaboration du produit A, données du groupe A transférées depuis le module salaire ou enregistrées directement en comptabilité générale)
    • 50001 Salaires, produit B (salaires cumulés des employés affectés à l’élaboration du produit B, données du groupe B transférées depuis le module salaire ou enregistrées directement en comptabilité générale)
  • Les soldes des comptes salaires, cotisations sociales et coûts de personnel temporaire sont attribués indirectement aux produits selon une clé de répartition. Si les employés remplissent des rapports de travail, la répartition peut se faire selon les heures de travail par produit.

6   Autres charges d‘exploitation, amortissements et ajustement de valeur, résultat financier

  • Le solde de ces comptes est attribué directement (affectation à un seul produit), et/ou indirectement selon une clé de répartition. Une partie des locaux et éléments matériels (véhicules, installations, etc.) peuvent être affectés à l’élaboration d’un seul produit, une autre partie à l’élaboration de plusieurs produits :
  • Charges de locaux (loyer, entretien, etc.) : directement et/ou proportionnellement à la surface occupée pour l’élaboration de chaque produit.
  • Entretien et leasing des installations d’exploitation : directement et/ou proportionnellement à un calendrier d’exploitation par produit
  • Véhicules – Charges (consommables, entretien, etc.), leasings et locations, assurances, taxes, etc. : directement et/ou proportionnellement à un relevé kilométrique ou un temps d’utilisation.
  • Assurances-choses, taxes, etc. (sauf véhicules) :
    • Bâtiments (incendie et dégâts naturels, dégâts des eaux, et.) : proportionnellement à la surface occupée pour l’élaboration de chaque produit.
    • Commerce (RC, installations, etc.) : proportionnellement à la valeur déclarée dans la police d’assurance.
  • Charges d’énergie (autres que celles sous 4 Charges de matériel, de marchandises et de prestations de tiers) et évacuation des déchets :
    • Charges d’énergie : proportionnellement à la surface occupée ou au personnel occupé pour l’élaboration de chaque produit.
    • Evacuation des déchets : proportionnellement aux coûts d’achat des matières, marchandises, prestations de service, etc.
  • Charges d‘administration et d’informatique (y compris leasings) : proportionnellement au chiffre d’affaire de chaque produit ou au personnel occupé pour l’élaboration de chaque produit.
  • Publicité : directement (pour la promotion d’un nouveau produit qui accapare beaucoup de ressources) et/ou proportionnellement au chiffre d’affaire de chaque produit.
  • Amortissement et ajustement de valeur des postes sur immobilisations corporelles : directement et/ou proportionnellement à un calendrier d’exploitation par produit.
  • Charges et produits financiers :
    • Charges pour financement de l’exploitation (crédit à court terme) : proportionnellement au chiffre d’affaire de chaque produit.
    • Charges pour financement des investissements (crédit à long terme) : directement en cas d’affectation des installations à l’élaboration d’un seul produit et/ou proportionnellement à un calendrier d’exploitation par produit.
    • Produits (généralement issus d’excédents de trésorerie générés par l’activité) : proportionnellement au chiffre d’affaire ou à la marge bénéficiaire cumulée de chaque produit.

Identifier et appliquer la clé de répartition la plus pertinente pour chaque solde de compte à ventiler est parfois compliqué, et peut engendrer beaucoup de travail et consommer beaucoup de ressources pour réunir des informations exploitables. C’est toute la compétence et l’expérience du contrôleur de gestion qui doit permettre d’aboutir au meilleur compromis.

La comptabilité analytique

La comptabilité analytique permet de calculer les coûts des différentes activités (opération A, B, etc.), fonctions (production, administration, marketing, etc.) ou produits, services, chantiers, projets, etc. La comptabilité analytique est étroitement liée à la comptabilité générale : la consolidation des données analytiques doit aboutir exactement aux soldes des comptes de gestion (produits et charges du compte de résultat) de la comptabilité générale. C’est donc un outil de gestion et d’aide à la décision. Il existe plusieurs approches de la comptabilité analytique qui ne seront pas abordées ici (coût complet, partiel, direct costing, ABC, etc.). Le déploiement d’une comptabilité analytique peut facilement échouer. C’est également vrai lorsque le logiciel de comptabilité générale intègre un module de comptabilité analytique, qui n’est pas une garantie de réussite. Une comptabilité analytique permettant de calculer correctement les coûts repose sur :

  • Une conception initiale correcte du système d’information : quels résultats sont nécessaires au calcul des coûts => Quelles données entrantes et quels traitements (calculs) sont-ils nécessaires ?
  • Une organisation adaptée (procédures) et une formation des intervenants : qui enregistre quoi, quand, à partir de quelle source, avec quels moyens, etc. Qui valide (contrôle) quoi, quand, à partir de quelle référence, avec quels moyens, etc.
  • Des moyens adaptés
  • Une grande rigueur des intervenants (saisie, contrôle)

La comptabilité analytique est un des systèmes d’information d’une entreprise avec des données entrantes, des traitements de ces données et des résultats sortants. La conception de ce système, l’organisation (y compris le contrôle) et la mise à disposition des moyens nécessaires à son fonctionnement doivent être planifiés. Le module informatique comptabilité analytique intégré à la comptabilité générale a une influence marginale sur le succès du déploiement d’une comptabilité analytique.

Conclusion

Le décompte d’exploitation analytique est un bon moyen d’introduire un calcul des coûts dans une entreprise. Il oblige à réfléchir aux résultats attendus, aux données entrantes et aux traitements nécessaires, à l’organisation et aux moyens nécessaires. Cette expérience permet ensuite de valider ou adapter, puis mettre en service le module comptabilité analytique intégré à la comptabilité générale (si il est prévu). Le décompte d’exploitation analytique peut aussi être suffisant parce qu’il satisfait aux besoins du calcul des coûts. Son grand avantage est la maîtrise par l’entreprise des traitements appliqués aux données entrantes, des formules dans un tableau de calcul Excel. Certains modules de comptabilité analytique procèdent en effet à des traitements “opaques” et livrent des résultats proches de ceux attendus mais avec un écart inexpliqué qui crée de l’insécurité.

 

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