Revue des cotisations sociales employeur et déductions employé
Comptabilisation du salaire et des cotisations sociales de l’employeur et de l’employé
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L’indépendant inscrit au registre du commerce en raison individuelle se rémunère par prélèvements de capital dans son entreprise. Ses cotisations sociales personnelles obligatoires (AVS/AI/APG et AC) et volontaires (LAA, LPP, etc.) sont comptabilisées dans le compte de résultat de son entreprise.
Les informations qui suivent se limitent aux cotisations sociales et déductions de salaire obligatoires, et privilégient l’approche administrative et comptable du point de vue de l’employeur.
Revue des cotisations sociales employeur et employé
Quelle que soit la forme juridique de la société (RI, personne morale, etc.) et dès le moment où elle emploie du personnel salarié, il est indispensable de comprendre et maîtriser le calcul et la comptabilisation de tous les éléments annexes au salaire : compléments de salaires et défraiements de toute nature, allocations, charges et assurances sociales, prévoyance, impôts à la source, etc. Les logiciels de comptabilité générale actuels intègrent un module permettant d’établir des salaires et de transférer automatiquement les éléments en comptabilité générale. Ce processus exige toutefois un paramétrage (réglage) initial du module salaire afin que tous les éléments nécessaires soient calculés correctement et reliés aux comptes adéquats en comptabilité générale. Certains éléments comme le taux de cotisation AVS/AI/APG sont automatiquement mis à jour par internet si le module salaire est certifié Swissdec.
Comptabilisation du salaire et des cotisations sociales de l’employeur et de l’employé
Selon le Code des Obligations (CO), titre trente-deuxième, De la comptabilité commerciale et de la présentation des comptes (art. 959b), les charges de personnel doivent figurer distinctement dans :
Il est nécessaire de montrer deux informations :
- La charge constituée par les salaires et les cotisations sociales employeur (pas celles des employés) dans le compte de résultat.
- La dette constituée par d’éventuels salaires impayés et les cotisations sociales employeur et employés impayées dans le bilan.
Le plan comptable suisse PME prévoit :
- La classe de comptes 5 Charges de personnel pour l’enregistrement du salaire, des cotisations sociales employeur et des autres charges de personnel.
- Les comptes 2270 Assurances sociales et institutions de prévoyance et suivants pour l’enregistrement des cotisations sociales employeur et employés impayées. D’éventuels salaires impayés peuvent être enregistrés en 2210 Salaires dus (220 Autres dettes à court terme).
Indépendamment du module salaires utilisé, l’enregistrement prend la forme élémentaire suivante :
- Salaire net employé : 5000 Salaires à 1020 Banque (paiement immédiat) ou 2210 Salaires dus (paiement différé)
- Cotisations sociales employé : 5000 Salaires à 2270 Assurances sociales et institutions de prévoyance
- Autre retenues sur salaires : 5000 Salaires à 220… Autres dettes à court terme (Impôt à la source (IS) par exemple)
- Cotisations sociales employeur : 5700 Charges sociales à 2270 Assurances sociales et institutions de prévoyance
Le cumul des enregistrements 1, 2 et 3 aboutit au salaire brut chargé dans le compte de résultat. Seules la part employeur des cotisations sociales est chargée (comptabilisée) dans le compte de résultat. Les cotisations sociales totales (parts employeur et employé) impayées sont enregistrées au bilan comme une dette à court terme. IMPERATIF : la cotisation LPP (parts employeur et employé) doit être enregistrée séparément des autres cotisations sociales, ce qui nécessite des comptes et des écritures supplémentaires.
Que faire à réception des factures de cotisations sociales émises par la caisse de compensation AVS, la CAF ou une assurance sociale (qu’il s’agisse d’un acompte ou d’un décompte final) ? Une forme d’enregistrement possible :
- 2270 Assurances sociales et institutions de prévoyance à 1020 Banque pour un paiement immédiat
- 2270 Assurances sociales et institutions de prévoyance à 2275 Assurances sociales et institutions de prévoyance, factures pour un paiement différé
Dans les deux cas, le compte 2270 Assurances sociales et institutions de prévoyance peut finalement montrer un solde différent de zéro, auquel cas il est nécessaire de justifier la différence (erreur de l’émetteur de la facture, erreur de calcul des cotisations sociales chez l’employeur, etc.)
La forme d’enregistrement présentée ci-dessus est élémentaire. Les modules salaires actuels peuvent être paramétrés afin de transférer automatiquement les éléments de salaire et de cotisations sociales en comptabilité générale.
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